Se você é um leitor assíduo do nosso portal, provavelmente já deve saber sobre a importância de profissionalizar a gestão do laboratório para mantê-lo competitivo. E, para se ter uma boa gestão, é preciso possuir certos controles que permitem uma visão mais completa do negócio. Por isso, na pauta hoje, elencamos quais são os controles essenciais de um laboratório que ajudam a garantir o bom andamento das atividades e de seus processos.
O que são os controles?
Os controles de gestão são estruturas, normas, processos e outros mecanismos adotados para minimizar os riscos do laboratório, sejam financeiros ou operacionais. Por meio deles, é possível gerar uma série de informações que ajudam a embasar toda e qualquer tomada de decisões, além de ajudar a aplicar ações corretivas de eventuais problemas e ineficiências do processo organizacional.
Seja feito através do Excel, do sistema de gerenciamento do laboratório ou do BI (Business Intelligence, um sistema específico para análise mais profunda dos dados), é preciso estar ciente de que os indicadores dos controles serão tão fidedignos quanto os bancos de dados consultados para obtenção das informações. Por exemplo, se o gestor precisa economizar em insumos, mas não sabe e nem procurou se informar sobre o quanto costuma gastar com eles, suas decisões serão tomadas com base em “achismos”.
Quais são os benefícios de se ter um bom controle?
Entre as inúmeras vantagens de se possuir um bom controle de gestão (e seus respectivos indicadores), estão:
- Aumento de eficiência operacional;
- Melhor entendimento do mercado atendido;
- Redução de custos;
- Decisões mais assertivas e ágeis;
- Desenvolvimento de novos diferenciais.
Por onde começar?
Quando o assunto é ter um bom controle de gestão laboratorial, existem uma série de métodos e ferramentas que podem ser utilizadas, portante sua escolha deve ser feita com cuidado e levando em consideração suas facilidades e vantagens. A maioria dos softwares de laboratório possui boas bases de dados, que são estruturadas para as necessidades específicas das análises clínicas. Por isso, eles são uma ótima fonte para obtenção de dados demográficos sobre o público atendido pela sua empresa - por exemplo. Porém, alguns relatórios são mais específicos e geralmente são obtidos com planilhas ou sistemas auxiliares. O sistema contábil, por exemplo, dificilmente poderá ser incorporado no sistema do laboratório, mas é uma ferramenta muito usada pelo seu contador e que pode passar boas percepções do negócio.
Mas a pergunta que você ainda deve estar fazendo é: quais são os controles essenciais, necessários para um laboratório? Abaixo, selecionamos os que nossa equipe mais utiliza:
Cadastros/Tabelas
Os dados mais essenciais do seu laboratório estão contidos em cadastros e tabelas. Por isso, considere fazer cópias de segurança de todos esses arquivos, de modo a garantir o período mínimo de acesso previsto em lei e se prevenir de alguma intempérie, como furto ou problema de arquivo. Além disso, procure sempre manter atualizados os seguintes cadastros e tabelas:
- Cadastro completo de clientes, com os dados históricos;
- Cadastro e tempo de entrega, por fornecedor, dos produtos e serviços prestados ao laboratório;
- Tabela de exames e serviços do laboratório, com os devidos preços;
- Tabelas de remuneração dos convênios, conforme os contratos.
Controle de estoque
O controle do estoque em laboratórios clínicos é primordial para garantir a segurança dos resultados apontados e para gerar economia na negociação de compras. Já divulgamos no portal (clique aqui) uma planilha de estoque, que auxiliar no registro dos produtos. Além dela, pode trazer mais segurança para as suas análises o registro destas informações:
- Pedido mínimo mensal: o que precisa ser comprado mensalmente para assegurar a realização das atividades do laboratório;
- Relação de produtos por periodicidade de compra, relacionado com o “pedido ideal”, com um volume e prazo de entrega que torna a compra mais econômica;
- Tabelas com datas de validade.
Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é um relatório contábil que confronta as receitas e as despesas da empresa, evidenciando o resultado líquido e detalhando, com bastante precisão, a situação operacional de um negócio. Através dela, o gestor pode tomar decisões mais seguras na hora de considerar um corte de gastos com algo específico ou de analisar a possibilidade de usar o lucro para investir no laboratório – como comprar novos equipamentos e materiais que complementam a experiência do paciente, ou até mesmo abrir novas unidades de atendimento. Com a DRE, ainda é possível calcular:
- O percentual de cada uma das despesas, das receitas ou dos custos em relação ao faturamento bruto;
- O aumento ou redução de cada uma das contas ao longo dos meses;
- A margem operacional e a margem de lucro líquida.
Fluxo de caixa
Além de registrar e acompanhar todas as entradas e saídas de recursos financeiros, o fluxo de caixa é responsável por projetar as necessidades monetárias da empresa, evitando assim que o gestor recorra a empréstimos de emergência. Para um bom controle, deve-se considerar os saldos de ciclos anteriores, e, dessa forma, provisionar as disponibilidades ou indisponibilidades nos ciclos posteriores. O fluxo de caixa pode ser usado ainda para:
- Provisionar as datas dos pagamentos e recebimentos futuros;
- Garantir que não existam períodos a descoberto.
Apesar de parecer algo simples, esses controles devem ser acompanhados com disciplina para garantir a sua integridade física, assim como a segurança da capacidade de solvência do negócio. Através desses controles, o gestor pode não apenas entender o comportamento de consumo do laboratório, como tomar decisões mais inteligentes e benéficas para a empresa.
E aí? Seu laboratório faz uso desses controles? Quais são os outros que ainda não comentamos? Conte para nós!
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