Um dos maiores desafios do setor de recursos humanos do laboratório é a ambientação de um novo colaborador, pois há muitos detalhes que requerem sua atenção, como a integração do recente membro ao time existente, a disponibilidade do aparato necessário para que o colaborador possa começar suas atividades, o oferecimento de treinamentos, entre muitas outras tarefas pertinentes ao setor. A fim de auxiliar o laboratório durante esse processo de acolhimento, separamos algumas dicas sobre como preparar o terreno para receber aqueles que estão chegando ao laboratório.
A primeira impressão é a que fica
Muitos acreditam que a primeira impressão que fica no novo funcionário sobre o laboratório é a da entrevista. Mas o que a maioria das pessoas não sabe é que as impressões mais marcantes são formadas nos primeiros dias de trabalho.
Se, logo nos primeiros dias de trabalho, o funcionário se frustrar por causa de problemas nos processos do laboratório, o seu desempenho e tempo de aprendizado poderão ser prejudicados. Além disso, no pior dos cenários, essa situação poderá desencantar o funcionário a ponto de fazê-lo desistir de trabalhar no laboratório antes mesmo de completar o contrato de experiência. Promover uma péssima impressão no novo colaborador, além de passar uma imagem ruim da empresa, acarreta a perda de tempo e dinheiro, uma vez que será necessário fazer um novo processo de recrutamento. Por isso, preparar o ambiente para o novo funcionário é vital para garantir que a sua taxa de retenção seja alta.
Um plano de acolhimento é a peça-chave
Preparar um plano de acolhimento ou de integração para novos colaboradores pode ser benéfico para o laboratório em muitos sentidos, pois:
˗ reduz o tempo de ambientação do novo funcionário;
˗ ajuda a criar um ambiente mais receptivo e agradável durante a integração;
˗ aumenta a produtividade do funcionário já nos primeiros dias de trabalho.
Para que essa estratégia funcione, o plano deve ser aplicado antes mesmo da etapa de seleção do novo funcionário. Além de descrever as funções a serem desempenhadas e garantir que exista um canal de comunicação entre o recente colaborador e a empresa, é importante que o plano de acolhimento apresente:
˗ a equipe de trabalho;
˗ a estrutura física do laboratório;
˗ a história e os objetivos do laboratório;
˗ o manual de conduta;
˗ as tarefas a serem realizadas;
˗ uma apresentação dos gestores e responsáveis pelos setores;
˗ outras informações que podem ser pertinentes.
Caso você ainda não tenha um plano de integração de novos funcionários, é hora de pensar em como otimizar esse processo.
Dicas para integrar novos colaboradores
Além do plano de acolhimento, algumas ações podem ser consideradas para melhorar a integração dos novos funcionários. A seguir, listamos 7 delas:
1) Anuncie a chegada do novo colaborador para a equipe
Novas contratações podem trazer incertezas para as equipes se não forem compartilhadas pelos gestores. Conversas de corredor sobre uma nova aquisição para o time também produzem um efeito negativo. Por isso, é fundamental preparar os funcionários para acolher o novo membro do laboratório. Uma boa prática de gestão é escolher um colaborador mais antigo para fazer a integração entre setores e tirar dúvidas sobre procedimentos e questões rotineiras. O novo colaborador pode mostrar-se menos comunicativo e nervoso nos primeiros dias, então cabe ao “tutor” tornar sua experiência mais confortável.
2) Certifique-se de que ele recebeu todas as informações necessárias
O primeiro dia em uma empresa é sempre o mais complicado. O funcionário está repleto de dúvidas, não sabe o que vestir, como comportar-se, e nem como se relacionar com o novo ambiente. Por isso, antes mesmo de o colaborador começar o trabalho, ajude-o a se preparar para seu primeiro dia e forneça informações relevantes, como endereço, horário de serviço, quem ele deve procurar quando chegar ao local, vestimentas, etc. Assim, você reduzirá a ansiedade do funcionário e mostrará que o laboratório se importa com seu bem-estar.
3) Providencie o espaço de trabalho do novo colaborador
Um novo emprego traz o peso de uma nova rotina, afinal, serão 6 horas (no mínimo) trabalhando neste novo ambiente. A mesa de trabalho é uma parte fundamental na integração de um funcionário, e deve conter o básico para que ele possa desempenhar as suas funções com qualidade. Sendo assim, já no primeiro dia, forneça aparatos e instrumentos básicos de trabalho, além de outros recursos relevantes, como e-mail, senhas e telefone a ser utilizado.
4) Faça o funcionário se sentir parte da equipe
Recepcionar os funcionários diretamente com treinamentos sobre sua função, bem como as tarefas a serem desempenhadas, pode distanciá-los do laboratório. O mais indicado é fazer um “tour” com o novo funcionário pelo laboratório. Antes de começar a mostrar suas atividades, tire um momento para explicar sobre a estrutura, a missão, a visão e os valores da empresa. Explique como funciona o laboratório do começo ao fim, mesmo que ele não vá interagir com todas as etapas e com todos os setores, pois isso o ajudará a entender o quão importante é a sua participação no processo como um todo. Além disso, o colaborador se sentirá motivado a trabalhar guiado pelos objetivos do negócio.
5) Programe os seus primeiros dias de trabalho
Não espere o colaborador chegar ao laboratório para decidir o que ele deve fazer. Programe quais tarefas terão de ser desempenhadas nos primeiros dias e, se possível, disponibilize documentos e outros materiais necessários para sua execução, pois, desta forma, o funcionário será mais produtivo e não perderá tempo tentando descobrir o que precisa fazer.
6) Organize treinamentos
Mapeie as pessoas com as quais o novo colaborador irá se relacionar com mais frequência. Solicite a cada uma delas que apresente, de forma estruturada, os principais processos que envolvem seu trabalho, para evitar perdas de eficiência. Caso haja algum procedimento que ainda não esteja bem estruturado, tente estar presente para auxiliar em cada parte no processo.
7) Ajude-o a executar seu trabalho
Se necessário, acompanhe de perto o trabalho do novo colaborador e desempenhe com ele as tarefas, por mais básicas que sejam. Essa atitude, além de deixar o colaborador mais confiante, fará com que ele se espelhe na sua maneira de trabalhar para desempenhar a sua nova função.
Dicas bônus:
· Seja acessível
Mesmo que você detenha o cargo máximo da empresa, o colaborador deve sentir que a comunicação com você é acessível. Os feedbacks e as sugestões de um novo colaborador podem ser a chave para a melhoria nos processos. No entanto, isso não significa oferecer uma carta branca para que ele desrespeite a hierarquia de trabalho e procure você, e não o gestor da vaga, para resolver possíveis problemas.
· Faça um agrado!
Uma carta de boas-vindas, um brinde do laboratório, um cupcake acompanhado de um cartão... Seja criativo! Humanizar o contato com o novo colaborador é uma forma de criar relações mais duradouras e verdadeiras.
A integração de um novo colaborador é um processo que precisa de constante revisão e melhorias. Afinal, as primeiras integrações nem sempre ocorrem da maneira esperada. Por isso, o mais importante é sempre tentar melhorar e garantir que os novos colaboradores se sintam bem-vindos pelo laboratório.
O que você tem feito para acolher seus novos colaboradores? Compartilhe conosco!
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