Analisar a eficiência e o rendimento de processos é um passo importante para gestores de laboratório. Na pauta de hoje, trazemos um olhar sobre alguns indicadores que podem ajudar você a mensurar a produtividade do seu estabelecimento.
O primeiro grande passo para começar a medir ou descobrir como aumentar a produtividade do laboratório é mapear o fluxo de trabalho, isto é, a sequência lógica de processos ou atividades que são realizadas. Isso vai ajudar não somente a controlar, mas também a identificar processos que possam estar mal desenhados. Quanto mais enxuto e fácil de entender for o fluxo de trabalho, maior a facilidade de controle das tarefas para ganhar tempo, evitar erros e retrabalho.
Para realizar uma análise criteriosa, utilize períodos semelhantes para comparação. Alguns indicadores podem auxiliar o laboratório a avaliar e corrigir processos ineficientes. Abaixo, temos algumas dicas de indicativos que podem ser utilizados para verificar como anda a produtividade do seu laboratório.
1. Percentual de exames atrasados
Mensurar o percentual de exames que estão sendo entregues fora do prazo informado é um grande indicador de ineficiência no processo. Lembre-se de levar em consideração os diversos fatores que saem do controle da operação, como a falta de reagentes no mercado, o aumento de demanda de um determinado exame terceirizado, entre outros fatores que fazem nem sempre ser possível atingir o prazo programado.
Note que mesmo os exames realizados em laboratórios de apoio devem ser considerados para o cálculo, afinal a rotina externa faz parte do processo do seu laboratório e o cliente reclamará de um atraso de qualquer maneira, sendo o exame processado por você ou não.
2. Processos gargalos
Medir o tempo necessário para cada processo é uma das tarefas mais importantes para descobrir a produtividade da equipe e do laboratório. Através deste indicador, é possível verificar quais os processos fazem com que o seu laboratório chegue ao máximo de eficiência.
Um processo é considerado um gargalo quando ele cria capacidade ociosa nos outros setores do laboratório. Como exemplo, podemos considerar um gargalo quando o atendimento demora 10 minutos para cadastrar o paciente, e a coleta demora 3 minutos.
Neste caso, para cada paciente atendido gera-se uma capacidade ociosa na coleta de 7 minutos. Os gargalos podem surgir em qualquer etapa, resultando na redução do desempenho da equipe e impactando negativamente os resultados do setor e do laboratório.
Sabendo quais são os seus processos gargalos, você poderá definir como melhorá-los ou, ainda, se não houver uma solução adequada, como aproveitar seus funcionários ociosos da melhor forma. Um exemplo disso é quando o laboratório oferece o serviço de pré-atendimento e o paciente já é direcionado para a coleta assim que entra na recepção.
Uma dica importante é sempre perguntar aos seus colaboradores o que eles acham dos processos, e como eles acreditam que poderiam melhorá-los, pois as respostas podem gerar respostas que indicam o caminho para melhorias.
3. Mensurar o retrabalho
O retrabalho compromete a produtividade. O tempo que os colaboradores perdem refazendo suas atividades poderia ser usado para produzir mais.
As causas mais comuns do retrabalho são a falta de treinamento adequado ou a falta de especificações bem definidas a respeito do que deve ser feito por cada colaborador dentro de cada setor. É muito importante mensurar o retrabalho e descobrir suas causas. Dessa forma será possível corrigir os processos, qualificar pessoas e investir em ferramentas que aumentem a produtividade.
Por fim, é importante salientar que o acompanhamento periódico de indicadores comparativos deve ser feito pelos gestores de laboratório com uma visão holística, permitindo cobrar resultados sem abrir mão da sensibilidade para perceber as dificuldades e os pontos fortes de cada colaborador. Atingir a produtividade a qualquer custo pode trazer consequências negativas para a gestão das equipes.
E você? Utiliza algum indicativo de produtividade que não falamos aqui?
