Todos nós possuímos tarefas que vamos postergando, mesmo que elas sejam importantes para o bom andamento das atividades. Por falta de concentração, foco ou mesmo a famosa procrastinação, cada vez fica mais difícil realizar as tarefas em questão. Por isso, na pauta de hoje comentamos uma técnica de produtividade simples, mas que pode ajudar você a realizar mais atividades em um período menor de tempo. Confira!
A Técnica Pomodoro
A Técnica Pomodoro de produtividade é uma filosofia de administração do tempo que procura dar ao seu usuário o máximo foco e concentração para realizar as suas atividades, permitindo completar tarefas com menos fadiga mental. A técnica consiste em dedicar curtos espaços de tempo para produzir, com pausas periódicas e sistemáticas. Segundo a técnica, é preciso trabalhar por 25 minutos corridos em uma atividade, e logo após tirar um intervalo de 5 minutos. Cada período de 25 minutos é chamado de “Pomodoro”, que em Italiano quer dizer tomate. A técnica foi descrita por Francesco Cirillo no livro The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work, usando base um timer de cozinha que tinha a forma de um tomate. Depois de quatro ciclos “Pomodoro”, é preciso tirar uma pausa de 15 a 20 minutos. Assim, você dá um tempo para a sua cabeça descansar, e o seu corpo esticar. Ao todo, um período de duas horas possui uma efetividade de trabalho de uma hora e meia! Apesar de parecer meia hora perdida, se você seguir a técnica a risca, terá muito mais disposição para resolver as atividades, e muito mais foco: afinal, durante os 25 minutos, nada de celular! Um dos efeitos interessantes de utilizar a técnica Pomodoro é que ao chegar próximo do final do ciclo, é comum que inconscientemente você comece uma corrida contra o relógio para terminar a tarefa antes de acabar o tempo. Esses últimos minutos se tornam mais desafiadores e o foco e a concentração costumam ser ainda maiores do que no início do período.
Benefícios da Técnica Pomodoro Se você decidir testar a técnica Pomodoro, você terá grandes chances de:
- Eliminar o hábito de tentar fazer tudo ao mesmo tempo; - Se concentrar em uma tarefa por vez; - Aumentar a sua produtividade, por colocar um senso de urgência; - Ter mais qualidade nas tarefas realizadas; - Ter menos dor nas costas por ficar na mesma posição por muito tempo; - Diminuir o nível de estresse de tentar abraçar o mundo inteiro de uma vez.
O que é preciso para começar?
Para utilizar a técnica Pomodoro a única coisa que você precisa é de um timer, que pode ser tanto o físico (que você ouve o tic-tac para estimular a sua concentração), ou até mesmo o despertador do seu celular, um aplicativo próprio, ou uma playlist curta.
É interessante também ter um bloco de anotações para as tarefas que você for lembrando durante o período “pomodoro”. Dessa forma você não esquece do que precisa ser feito, ao mesmo tempo que não atrapalha a atividade que já está sendo realizada.
O Passo a passo para manter boa produtividade usando
a Técnica Pomodoro
1. Priorize Antes de começar o trabalho, é preciso entender o que é mais importante na sua rotina, pois não adianta começar a usar a técnica sem ter os objetivos do dia em mente. Para isso, é interessante planejar os pontos mais importantes do mês, semana e, por último, no seu dia - que é o momento de colocar a mão na massa. Para começar com um bom exercício de uso da técnica pomodoro, que tal tirar 25 minutos hoje mesmo para organizar tudo o que é importante para você?
2. Acione o timer Na teoria, o uso do timer é para focar completamente em apenas uma tarefa, sem fazer cinco coisas ao mesmo tempo, ou trocar o foco no meio do período. Existem tarefas que precisam de mais do que 25 minutos para serem feitas. Para essas tarefas, utilize uma estimativa de quantos Pomodoros são necessários para completar a tarefa, e distribua-os entre os períodos curtos de descanso. Assim, você acaba realizando a atividade maior sem desfocar totalmente dela, e ainda assim, consegue responder e-mails ou ligações nos intervalos de produção.
3. Acabe com as distrações Quando o timer está ligado, esqueça os emails, Facebook, Whatsapp e qualquer outra atividade que possa fazer você perder a concentração. Ligue o timer por 25 minutos e comece a produzir! Caso outros colaboradores precisam entrar em contato com você, avise-os os melhores horários para contato. Nossa sugestão é que você comece os pomodoros em “horários cheios”, assim suas pausas serão sempre em horas mais fáceis, como 10 da manhã, ou dez e meia. Se no meio de um Pomodoro você se lembrar de um e-mail importante, ou de uma ligação que precisa ser feita, utilize um bloquinho de anotações ao lado da sua estação de trabalho para que ele não seja esquecido, mas realocado para um momento mais oportuno.
4. Use as pausas curtas
Para o sucesso dessa técnica de concentração, as pausas não são opcionais. Quando o timer tocar, pare de trabalhar e descanse o período estipulado. Você precisa de tempo para sua mente relaxar e se energizar para a próxima tarefa. Aproveite para se alongar, pegar um café, ir ao banheiro ou verificar se está tudo bem com o resto da empresa. De preferência saia da frente do computador, para trocar um pouco o ambiente.
5. Pausas longas Se as pausas curtas não são opcionais, as pausas longas se fazem ainda mais necessárias. É o momento de realmente sair da frente do computador e fazer uma atividade maior. Você pode marcar uma conversa com alguém, dar uma volta na quadra ou ler um livro. O importante nesta pausa é fazer algo mais distante da sua estação de trabalho, para que a energia recarregue ao máximo. Se em uma pausa curta você tomaria um café dentro da empresa, na pausa longa o ideal é ir até a padaria mais próxima e tomar um café em outro ambiente.
6. Use até o final do dia útil Mesmo que exista muito trabalho a ser feito, tente terminar seus Pomodoros dentro do período comercial. Não vá até muito além, para que você não esgote sua capacidade e chegue no outro dia sem o mesmo pique de quando começou. Não raramente, após usar essa técnica por algum tempo seu dia será muito melhor organizado, e possivelmente seu trabalho será muito mais produtivo. Talvez sobre até um pouco de tempo para você priorizar mais coisas, como verificar processos que você sabe que são importantes, mas que você não tinha em seu escopo de trabalho inicial.
